管理漫談 (十八)

                                                                                            文/詹天賜

系統思維

系統學家丘吉曼指出,在理論上及技術上,我們有足夠的能力解決全球居民的食、衣、住、行的問題,也有能力解決全球的教育、醫療、戰爭等問題,但實際上,我們卻沒辦到,這究竟是不能,還是不為?他分析其中的原因很多,但一個深層的原因是思維的問題。一般解決問題的方法是:先列舉問題,再依輕重緩急或事情性質一一克服。但上述全球性的問題,都是相依的、環環相扣的,很難用傳統的解析思維來一一解決。

例如,全球貧困地區的問題很多,包含民生問題、教育問題、醫療問題、經濟發展問題等。要解決貧困地區的民生問題,不能靠長期的援助,而是要教導這些居民自行解決民生問題的概念與技術,但這涉及教育與經濟發展問題,通常這些貧困地區的教育水準低,經濟落後,沒資金引進設備,也沒能力提供足夠的師資,而它沒能力也正是因為它是貧困地區。引進農耕隊、醫療團隊長期駐守,只能解決部份問題,並沒有辦法從根本上解決這些主要的問題。

實際上,在一個國家之中,要解決貧困地區的問題較為容易,基本上國家可依地區的特點,分配較多的資源投入在這些地區;但對其它國家而言,要介入一個國家的經濟、教育、科技發展問題時,必須要取得這個國家政府的信任與同意,而這些貧困地區經常屬於較為動亂的國家,要解決經濟、教育等問題,又要先解決政治、內戰問題,這使得解決全球的問題難度極高。於是開發中國家之中,有些發展成新興工業化國家,有些 (如中東產油國) 則因豐富的天然資源而興起,但許多的貧困國家的多數人民仍然生活在貧困之中。

由此丘吉曼提出了系統思維在於一連串的思考,而思考起點在於整體系統的目標,而不是一一列舉問題,再一一去克服。例如在管理上,他提出了五個思考點:(1) 目標 : 應仔細思考系統整體的真正目標;(2) 環境 : 系統受限於環境、依賴環境,重要的是環境與系統目標有關;(3) 元件 : 應仔細分辨組成系統的真正元件,部門、單位等實體結構,並不一定是系統的真元件,應多採取『使命觀』、『工作』、『活動』的觀點來思考元件; (4) 資源 : 包含有形及無形的資源,而投入額外的資源以創造組織未來的資源(含人力資源、公共關係等),常是組織未來發展的關鍵所在;(5) 管理 : 決策者是行動者,負有組織經營成敗責任,而管理科學家是思考者,負責提出種種方案;這二者的互動有助於達成組織的目標。

系統學者亞可夫 (Ackoff) 也指出,現代的社會因技術變遷太快,社會結構及功能未能及時調適,因應環境的知識也來不及建立,因而造成許多的社會問題。過去的思維,是解析式的,基本教條是化約主義 (reductionism) 與機械論 (mechanism),主張萬物由不可分割的元素所組成,系統的性質就來自這些元素, 而系統的性質與行為,均可由這些基本元件的性質與行為所解釋。這些教條主張人可以用少數的原理原則,來解釋複雜的現象,他們相信一切事物是理性而客觀的存在的,對複雜問題的看法,在於將複雜問題分解或還原成更基本問題,再一一去解決。

依亞可夫的觀點,新的時代需要新的思維,他提出的系統思維,其基本理念是擴展論 (expansionism)與目的論 (teleology)。擴展論主張定義一個系統或系統問題時,先看系統在環境中所處的地位,看它在更大系統中扮演的角色與功能。他認為社會問題不是客觀存在的,問題的存在,是不同時空環境下思考產生的;問題的定義,即在於借由分析情境,由情境中萃取出問題來的。目的論則主張一個社會系統皆有其目標,他提出了理想 (長遠目標)、長期目標、與短期目標等三種系統目標,其中理想是無法達成,但可不斷趨近的長遠目標。

概言之,系統思維的著重點在於目的論、擴展論、及元件互動以產生綜效三者。對管理問題而言,目的論及擴展論著重在問題的界定,而透過元件互動以產生綜效來完成系統目標,則著重在問題的解決。因此系統思維有二個特點,如何由複雜的情境中界定出問題,理解系統在更大系統中過去、現在、及未來所扮演的角色與功能,界定出系統的目的與使命,以擬訂系統明確的長期目標與短期目標,是第一個特點。而如何由元件的互動中,產生系統的主要性質、力量、與作用,以完成系統目標,則是系統思維的另一個特點。

以聯合國安全理事會常任理事國為例,德國、日本、印度、巴西等四國 (形成一個四國所成的系統) 嘗試提出安理會改革案,希望能增加並爭取常任理事國的席位,雖然投入許多資源,最後仍功敗垂成,說明了在複雜的國際環境中,欲打破現況,打破系統在更大系統中的地位及角色是十分困難的,它只能當長期目標,欲在短期內改變長久以來的更大系統的現況,絕非易事。對這四國的更大系統而言,它們除了要極力爭取聯合國中各國的支持外,實際上更要爭取所有現任五個常任理事國的實質支持。事後來看,這四國要爭取這五個大國的實際支持,幾乎是不可能的任務,換言之,這個四國所形成的系統,因短期目標訂得過高,造成了無法完成目標的結果。

國際貨幣基金組織 (IMF) 亦然,許多開發中國家,尤其是所謂的金磚四國, 欲打破該組織由已開發國家掌控的現況是十分困難的。例如,在重大決議上,需有85% 的(加權)投票權同意的條款,意味著投票權在15%以上的國家即具有實質上的否決權。以2008年為例,美國投票為 16.7%,歐盟為31.6%,美國及歐盟皆有對重大議案的實質否決權。開發中國家要想打破現況,提升在 IMF 中的地位,顯然是十分困難的。2008年的金融危機提供了改革的機會,開發中國家如何在較有利的環境中,形成一個生命共同體 (系統),並界定出長期目標及可以在短期中達成的目標,是一個艱難卻可能改變系統的契機。

實際上,在不同情境中界定問題,需要群策群力與多方的思考,較能提供較佳的界定方式。一個常被提及的例子,是住戶等電梯的範例,一棟大樓的住戶因某時段同時想搭電梯而形成大批人同時等候的現象,住戶委員會為了解決這個尖峰時間的等候問題,找了負責電梯的公司來討論,結果產生了二個方案:一個是在尖峰時間改變樓層停靠的方式,例如每三層樓停靠一次,其餘樓層不停,以減少電梯頻繁停靠現象,而加快電梯運送住戶的效率;另一個方案是另建一部電梯,但因大樓內未預留空間,故方案建在室外建立,為了美觀,加上玻璃帷幕的設計,使住戶在搭乘電梯時能觀賞戶外景色。結果是這二個方案皆未實施,解決方案只是在電梯旁擺放一個電視機及一些椅子,這其中的關鍵在於有人提出主要的困擾不是電梯容量問題,只是尖峰時間住戶們等電梯的心理煩燥問題,在等電梯的時候看看電視,又能與住戶、鄰居多聊幾句,就解除了煩燥的心理。因此不同的問題界定,產生了不同的解決方式,所以有一種說法是:一個良好的問題界定,等同解決了一半的問題。

至於啤酒遊戲,若我們以宏觀的角度,將該啤酒零售商、批發商、與製造商看成是一個系統,而不是各自為政,來探討整體系統行為,並將系統目標訂在系統的穩定運作時,將有可能大幅改善系統的行為。在系統方法論 (系統動態學)上,即可透過政策的擬定及系統動態模擬的結果,來顯示出系統目標是否有可能達成。

綜言之,系統思維對問題的解決,並沒有特效藥,也沒有一定的程序與方法,只有一些導引的觀點,包含目的論、擴展論、及綜效等。它注重的是由複雜情境中看問題,界定出系統問題來,因此靠的是由眾人諸多不同的見解,激盪出對問題的更加理解,以定義出系統問題。此外,在學界也提供了多元的觀點,如一般系統理論 (GST)、一般生命系統理論 (GLST)、一般控制理論 (Cybernetics) 批判式系統思維 (CST)等,在方法論上也有系統動態 (力) 學 (SD)、柔性系統方法論 (SSM)等,皆可提供參考運用。